Chi phí ẩn từ IT nội bộ - Doanh nghiệp đang tốn kém những gì?

Chi phí ẩn từ IT nội bộ là thứ nhiều doanh nghiệp đánh giá thấp cho đến khi hệ thống gặp trục trặc, nhân sự nghỉ bất ngờ hoặc những khoản chi rải rác cộng dồn thành con số lớn. Bài viết này giúp bạn hình dung tổng chi phí sở hữu IT và vì sao mô hình IT Helpdesk trở thành phương án tối ưu cho nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Mục lục

Chi phí ẩn từ IT nội bộ

Phần lớn doanh nghiệp thường xem chi phí  IT chỉ nằm ở mức lương nhân sự. Nhưng khi tách từng phần, bạn sẽ thấy có một danh sách dài các khoản “ngầm” mà doanh nghiệp phải gánh.

Tuyển dụng, đào tạo và rủi ro thay đổi nhân sự

Để tuyển được một nhân sự IT phù hợp, bạn phải trả nhiều hơn tiền lương.
Dưới đây là 4 khoản chi mà nhiều doanh nghiệp bỏ qua:

• Chi phí tuyển dụng: phí đăng tuyển, thời gian phỏng vấn, thời gian thử việc.
• Chi phí đào tạo ban đầu: hướng dẫn hệ thống, các phần mềm nội bộ, các quy trình vận hành.
• Chi phí duy trì: tăng lương định kỳ, phụ cấp, hỗ trợ công cụ.
• Chi phí thay thế khi nghỉ việc: tuyển lại từ đầu, đào tạo lại từ đầu.

Một nhân sự IT nghỉ việc không chỉ là rủi ro vận hành. Nó còn là rủi ro mất kiến thức hệ thống – thứ mà họ đã nắm giữ trong suốt thời gian làm việc.

Sự phụ thuộc vào “một cá nhân duy nhất”

Nhiều doanh nghiệp có đúng một bạn IT. Khi họ bận, nghỉ phép hoặc có việc cá nhân, cả công ty “tê liệt” khi gặp sự cố.
Hậu quả:

• Các sự cố máy tính, mạng, phần mềm bị tồn đọng.
• Nhân viên không làm việc được → giảm năng suất.
• Hệ thống có nguy cơ gián đoạn kéo dài.

Vấn đề không phải do nhân sự IT kém, mà vì doanh nghiệp đặt quá nhiều trách nhiệm lên một người.

Các khoản chi khó đo lường nhưng gây tổn thất lâu dài

Đây là nhóm chi phí âm thầm, ít khi được hạch toán rõ ràng. Nhưng theo nhiều nghiên cứu, nó chiếm đến 40–60% tổng chi IT.

Downtime – Gián đoạn hệ thống và thiệt hại không ngờ tới

Không phải cứ “máy hư mới là tốn tiền”.

Một giờ nhân viên không làm việc được cũng chính là chi phí.

Ví dụ thực tế từ khách hàng của chúng tôi:

Một công ty 25 nhân viên từng gặp sự cố mất mạng nội bộ trong 3 giờ.
Thiệt hại ước tính:

• 25 người × 3 giờ không làm việc
• 3 giờ mất kết nối phần mềm kế toán và phần mềm bán hàng
• Lỗi đồng bộ dữ liệu → phải xử lý lại thủ công

Kết luận: Chỉ một sự cố nhỏ đã khiến công ty đứng máy gần nửa ngày.

Mua sắm thiết bị không đúng 

Nếu bạn sắm thiết bị không phù hợp chi phí nhân lên theo năm. Không có người đánh giá tổng thể hệ thống, doanh nghiệp dễ rơi vào các sai lầm.

• Mua thừa cấu hình so với nhu cầu.
• Mua thiết bị rời rạc, không tương thích.
• Tự phát triển hệ thống mạng thiếu chuẩn → phải nâng cấp lại toàn bộ.
• Thiếu kế hoạch mở rộng → tốn gấp đôi do nâng cấp “chữa cháy”.

Ví dụ: Một doanh nghiệp mua 6 router giá rẻ để chia mạng cho 3 tầng. Sau 1 năm, toàn bộ được thay bằng hệ thống chuẩn doanh nghiệp vì mạng yếu, hay rớt, cấu hình thiếu bảo mật.

Tổng chi cho router cấp thấp + chi phí thay mới = gần bằng chi phí đầu tư đúng ngay từ đầu.

Bảo mật rủi ro chi phí ít được ghi nhận

Rủi ro khá lớn nhưng ít được ghi nhận thành chi phí. Phần lớn SME không có một bộ phận an ninh mạng riêng. Nhân sự IT nội bộ thường kiêm luôn bảo mật. Nhưng bảo mật không phải là “cài phần mềm diệt virus”.
Rủi ro bảo mật bao gồm:

• Mất dữ liệu quan trọng.
• Tài khoản email bị chiếm quyền.
• Nhân viên tải phần mềm độc hại.
• Rò rỉ thông tin khách hàng.
• Tấn công mã hóa dữ liệu (ransomware).

Một cuộc tấn công nhẹ cũng khiến doanh nghiệp tốn từ vài triệu đến vài chục triệu để khắc phục. Nhưng rủi ro lớn nhất lại là uy tín.

Tối ưu chi phí IT không phải cắt giảm, mà là chọn mô hình phù hợp

Khi doanh nghiệp phát triển, hệ thống IT cũng lớn theo. Chi phí IT nội bộ sẽ phình ra nếu không có chiến lược rõ ràng.

1. Chi phí IT hiện tại có minh bạch không?
2. Có thể dự đoán được chi phí trong 6–12 tháng tới không?
3. Đầu tư vào IT có giúp tăng năng suất và giảm rủi ro không?

Ở giai đoạn này, nhiều doanh nghiệp bắt đầu tìm đến mô hình dịch vụ IT Helpdesk như một cách để:

• Giảm chi phí biến động.
• Có đội ngũ chuyên môn đa lĩnh vực (máy tính, mạng, phần mềm, bảo mật).
• Đảm bảo hỗ trợ 24/7.
• Có báo cáo định kỳ giúp CEO theo dõi rõ ràng.
• Tối ưu hệ thống với góc nhìn của chuyên gia, không phải “tự phát”.

Kết hợp IT nội bộ và IT Helpdesk

Mô hình này phù hợp với hơn 70% doanh nghiệp vừa và nhỏ:

• IT nội bộ phụ trách xử lý nghiệp vụ nội bộ, kiểm soát dữ liệu.
• IT Helpdesk phụ trách hỗ trợ kỹ thuật, bảo trì hệ thống, tư vấn đầu tư thiết bị.
• Hai bên bổ sung cho nhau → giảm tải, giảm rủi ro, tăng độ ổn định.

Bạn không phải chọn 100% thuê ngoài. Bạn chỉ cần chọn điều phù hợp với tốc độ phát triển của doanh nghiệp bạn.

Kết bài

Chi phí ẩn từ IT nội bộ là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp không nhìn thấy cho đến khi tổng chi vượt quá dự kiến hoặc hệ thống bị sự cố nghiêm trọng. Để vận hành ổn định hơn và kiểm soát chi phí tốt hơn, việc cân nhắc mô hình IT Helpdesk là lựa chọn thực tế. Không phải để thay thế toàn bộ, mà để tối ưu – đúng nơi, đúng lúc và đúng nhu cầu.

IT Helpdesk Long Vân mang lại một lựa chọn vận hành IT minh bạch và ổn định. Nếu bạn đang cân nhắc cắt giảm chi phí ẩn từ IT nội bộ, bạn có thể liên hệ Long Vân để được tư vấn mô hình phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Hãy liên hệ ngay với Long Vân Cloud qua hotline 1800 6070 

Nhấn vào đây để xem chi tiết dịch vụ IT Helpdesk