Quy định giao kết & lưu giữ hợp đồng điện tử

QUY ĐỊNH GIAO KẾT VÀ LƯU GIỮ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ TRÊN NỀN TẢNG TMĐT LONGVAN.VN

CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi áp dụng và Đối tượng điều chỉnh

1. Quy định này thiết lập các nguyên tắc, trình tự kỹ thuật và trách nhiệm pháp lý áp dụng đối với quá trình giao kết hợp đồng điện tử tự động và cơ chế lưu giữ dữ liệu giao dịch trên nền tảng thương mại điện tử trung gian LONGVAN.VN (Long Van Wellness).
2. Quy định áp dụng thống nhất cho tất cả các chủ thể tham gia giao dịch trên nền tảng bao gồm: Công ty Cổ phần Giải pháp Mềm Long Vân (bên quản lý và vận hành nền tảng), Bên bán/Nhà cung cấp (thương nhân, tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân cung cấp hàng hóa, dịch vụ, vé) và Bên mua/Khách hàng (người mua hàng hóa, đặt lịch sử dụng dịch vụ hoặc đặt vé trực tuyến).

Điều 2. Định vị vai trò pháp lý của nền tảng

1. LONGVAN.VN đóng vai trò là bên chủ quản cung cấp môi trường trực tuyến, hạ tầng công nghệ và các công cụ hỗ trợ giao tiếp kỹ thuật giúp Bên mua và Bên bán thiết lập giao dịch.
2. LONGVAN.VN không mặc nhiên là một bên tham gia giao kết hợp đồng giao dịch, không trực tiếp sở hữu hàng hóa, không trực tiếp cung cấp dịch vụ hoặc thực hiện các hoạt động chuyên môn y tế, và không chịu trách nhiệm dân sự trực tiếp đối với các nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng giữa Người mua và Người bán (trừ trường hợp LONGVAN.VN trực tiếp tham gia giao dịch với tư cách bên bán).

 

CHƯƠNG II: TRÌNH TỰ VÀ QUY TRÌNH GIAO KẾT HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ TỰ ĐỘNG

LONGVAN.VN tích hợp hệ thống thông tin tự động và các chức năng liên lạc trực tuyến để hỗ trợ các bên thực hiện giao kết hợp đồng điện tử theo trình tự chuẩn hóa gồm 9 bước kỹ thuật dưới đây:

1. Bước 1: Lựa chọn hàng hóa, dịch vụ hoặc vé

• Người mua/Người sử dụng dịch vụ truy cập website https://longvan.vn, tiến hành tìm kiếm và lựa chọn sản phẩm vật lý (Thời trang - Phụ kiện; Mỹ phẩm, sản phẩm chăm sóc cá nhân; Làm đẹp - Sức khỏe), đặt lịch sử dụng dịch vụ (Spa, cơ sở y tế, phòng khám Clinic, chăm sóc sức khỏe) hoặc lựa chọn tuyến vé bưu chính (Đại lý vé máy bay, vé tàu, vé xe) theo nhu cầu.
• Giao diện hệ thống hiển thị đầy đủ các nội dung thông tin về đặc điểm, thông số kỹ thuật, giá cả niêm yết, các loại phí (phí vận chuyển, phụ thu) và các điều khoản, chính sách giao dịch đi kèm do Người bán công bố để Người mua tiếp cận trực quan trước khi đưa ra quyết định giao dịch.

2. Bước 2: Nhập thông tin giao dịch

• Người mua cung cấp các thông tin cần thiết và bắt buộc để hệ thống thiết lập đơn giao dịch, bao gồm:
  • Thông tin định danh người mua, thông tin liên hệ và địa chỉ nhận hàng (đối với giao dịch hàng hóa vật lý).
  • Lựa chọn thời gian, địa điểm cơ sở sử dụng dịch vụ và thông tin tình trạng cá nhân (đối với đặt lịch dịch vụ Spa hoặc Y tế).
  • Thông tin hành khách chi tiết (đối với đặt vé máy bay, tàu, xe).

3. Bước 3: Kiểm tra và sửa đổi thông tin

• Trước khi hoàn tất gửi yêu cầu giao kết hợp đồng chính thức, hệ thống LONGVAN.VN hiển thị đầy đủ tóm tắt nội dung đơn hàng để Người mua kiểm tra lại.
• Người mua có quyền và nghĩa vụ rà soát kỹ lưỡng các thông tin đã nhập, số lượng sản phẩm, tổng giá trị thanh toán thực tế (đã bao gồm các khoản thuế, phí) và điều kiện hủy lịch/đổi trả áp dụng để thực hiện chỉnh sửa, điều chỉnh kịp thời nếu phát hiện sai sót.

4. Bước 4: Xác nhận và gửi yêu cầu giao dịch

• Sau khi xác nhận thông tin đơn hàng đã hoàn toàn chính xác, Người mua thực hiện thao tác click chọn đồng ý và gửi yêu cầu giao dịch thông qua các công cụ kỹ thuật thiết lập trực tiếp trên website.
• Hệ thống hỗ trợ phương thức xác thực giao dịch bằng mã OTP hoặc mã xác thực điện tử gửi về số điện thoại/email đăng ký của Người mua. Việc xác định giá trị pháp lý của thao tác xác nhận giao kết điện tử này được thực hiện tuân thủ theo đúng quy định của Luật Giao dịch điện tử hiện hành và các văn bản pháp luật liên quan.

5. Bước 5: Hệ thống ghi nhận thông tin giao dịch

• Ngay sau khi Người mua hoàn tất thao tác gửi yêu cầu giao dịch, hệ thống tự động ghi nhận toàn bộ dữ liệu đơn đặt hàng vào cơ sở dữ liệu gốc của LONGVAN.VN.
• Thông tin ghi nhận bao gồm: mã giao dịch định danh, mốc thời gian chính xác phát sinh yêu cầu, thông tin nhận diện tài khoản các bên tham gia, đối tượng sản phẩm/dịch vụ, tổng giá trị giao dịch và trạng thái xử lý ban đầu.

6. Bước 6: Thông báo và xác nhận điện tử tự động

• LONGVAN.VN cung cấp công cụ tự động gửi thông báo xác nhận giao dịch bằng phương thức điện tử (qua Email, tin nhắn SMS hoặc thông báo trực quan trên tài khoản thành viên) đến cả Người mua và Người bán để xác nhận hệ thống đã tiếp nhận yêu cầu đặt hàng/đặt lịch/đặt vé thành công.
• Thông báo xác nhận điện tử đóng vai trò là bằng chứng kỹ thuật ghi nhận việc thiết lập giao kết giữa các bên trên nền tảng trung gian.

7. Bước 7: Thanh toán giao dịch

• Người mua tiến hành thực hiện nghĩa vụ thanh toán đơn hàng bằng các phương thức hỗ trợ trực tuyến tích hợp (thẻ ngân hàng, ví điện tử, cổng trung gian thanh toán liên kết) hoặc lựa chọn thanh toán bằng tiền mặt khi giao nhận hàng (COD)/thanh toán tại quầy dịch vụ của đối tác bán hàng.
• LONGVAN.VN ghi nhận trạng thái thanh toán và cập nhật tiến trình đơn hàng kịp thời trong phạm vi dữ liệu nhận được từ đối tác cung cấp dịch vụ thanh toán liên kết.

8. Bước 8: Giao hàng và thực hiện dịch vụ/vé

• Căn cứ vào trạng thái đơn giao dịch được hệ thống cập nhật và thông báo, các bên có trách nhiệm thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tương ứng đã cam kết:
  • Người bán hàng hóa vật lý thực hiện chuẩn bị hàng, đóng gói và bàn giao cho đơn vị logistics bưu chính chuyên nghiệp để giao đến địa chỉ của Người mua.
  • Nhà cung cấp dịch vụ y tế, Spa chuẩn bị cơ sở vật chất, nhân sự chuyên môn để thực hiện quy trình đón tiếp và cung cấp dịch vụ chất lượng cho khách hàng theo đúng lịch hẹn đã xác nhận.
  • Đại lý vé tiến hành phát hành và chuyển giao thông tin vé điện tử/mã vé chính xác cho khách hàng.

9. Bước 9: Lưu trữ dữ liệu, hỗ trợ giải quyết sự cố và khiếu nại

• Sau khi hợp đồng điện tử được xác lập, LONGVAN.VN thực hiện lưu trữ toàn bộ hồ sơ dữ liệu liên quan vào hệ thống lưu vết an toàn của nền tảng.
• Trường hợp phát sinh các yêu cầu sau giao dịch (như đổi trả sản phẩm, hoàn tiền, hủy lịch hẹn Spa/Y tế cận giờ, hoàn vé hoặc khiếu nại về chất lượng dịch vụ chuyên môn), hệ thống cung cấp đầy đủ các công cụ trực tuyến tiếp nhận thông tin và hỗ trợ quy trình điều phối giải quyết rủi ro giữa các bên liên quan theo đúng chính sách đã công bố.

 

CHƯƠNG III: QUY ĐỊNH LƯU TRỮ VÀ BẢO BẢO VỆ DỮ LIỆU HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ

Điều 3. Thời hạn lưu trữ dữ liệu tiêu chuẩn theo luật định

Nhằm thực hiện nghiêm túc nghĩa vụ quản lý của đơn vị chủ quản nền tảng thương mại điện tử trung gian, bảo đảm khả năng đối soát tài chính và sẵn sàng trích xuất cung cấp dữ liệu cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, LONGVAN.VN cam kết áp dụng cơ chế lưu trữ dữ liệu an toàn với thời hạn cụ thể như sau:

1. Dữ liệu thông tin hàng hóa, dịch vụ và vé đã đăng tải: Được lưu giữ an toàn, nguyên vẹn trên hệ thống cơ sở dữ liệu trong thời hạn ít nhất là 01 năm kể từ thời điểm đối tác đăng tải thông tin công khai trên website.
2. Dữ liệu về các hợp đồng giao kết tự động trên nền tảng: LONGVAN.VN cam kết bảo đảm cơ chế kỹ thuật giúp Người mua và Người bán có thể dễ dàng truy cập, tra cứu, kiểm tra lịch sử giao dịch và tải về đầy đủ thông tin hợp đồng điện tử đã giao kết trong thời hạn ít nhất là 03 năm kể từ thời điểm giao dịch được xác lập thành công trên hệ thống.

Điều 4. Cơ chế bảo đảm quyền truy cập dữ liệu khi tài khoản bị ngừng hoạt động

1. Trong trường hợp tài khoản của đối tác Người bán bị tạm khóa, tạm ngừng hoạt động hoặc chấm dứt quyền tham gia nền tảng vĩnh viễn (do vi phạm quy chế hoặc người bán chủ động yêu cầu xóa tài khoản đóng gian hàng), LONGVAN.VN vẫn cam kết duy trì cơ chế kỹ thuật an toàn để bảo vệ quyền lợi tra cứu thông tin của đối tác.
2. LONGVAN.VN bảo đảm cho đối tác Người bán có thể tiếp tục truy cập một phần tài khoản bị ngừng hoạt động, hoặc cung cấp một công cụ/phương thức hỗ trợ phù hợp khác để đối tác có thể tra cứu và tải toàn bộ dữ liệu lịch sử về các hợp đồng điện tử đã giao kết trước đó trong thời gian ít nhất là 03 năm kể từ thời điểm tài khoản chính thức bị tạm ngừng hoặc chấm dứt hoạt động trên nền tảng.

Điều 5. Biện pháp bảo mật kỹ thuật và an toàn thông tin dữ liệu hợp đồng

LONGVAN.VN thực hiện các biện pháp kỹ thuật và quản trị an ninh thông tin đồng bộ trên hệ thống máy chủ điện toán đám mây đặt tại FPT Telecom Datacenter (Quận 7, TP. HCM) để bảo vệ dữ liệu hợp đồng điện tử:

1. Hệ thống bảo mật Cấp độ 3: Vận hành hệ thống bảo mật, lưu trữ dữ liệu và kiểm soát truy cập đáp ứng đầy đủ các tiêu chí, yêu cầu bảo đảm an toàn hệ thống thông tin Cấp độ 3 theo quy định pháp luật.
2. Phân quyền truy cập nghiêm ngặt: Áp dụng cơ chế phân quyền truy cập theo vai trò (RBAC). Chỉ những nhân sự thuộc bộ phận được ủy quyền của LONGVAN.VN (bộ phận IT, Kế toán, Chăm sóc khách hàng, Pháp chế) mới được quyền tiếp cận và khai thác cơ sở dữ liệu hợp đồng điện tử phục vụ mục đích công việc cần thiết.
3. Mã hóa dữ liệu truyền tải: Toàn bộ dữ liệu truyền nhận thông tin giao dịch giữa thiết bị người dùng và máy chủ nền tảng được mã hóa an toàn bằng giao thức HTTPS/TLS, ngăn chặn tuyệt đối các hành vi đánh cắp hoặc can thiệp dữ liệu trái phép.
4. Sao lưu dữ liệu định kỳ: Tiến hành thực hiện quy trình sao lưu dữ liệu tự động 02 lần mỗi ngày và lưu giữ các bản sao lưu độc lập hoàn toàn với môi trường vận hành thực tế nhằm phòng ngừa rủi ro mất dữ liệu do sự cố kỹ thuật hoặc lỗi phần cứng.
5. Bảo vệ quyền riêng tư cá nhân: Thông tin chi tiết của hợp đồng điện tử, đặc biệt là các dữ liệu y tế nhạy cảm phát sinh từ việc đặt lịch hẹn khám bệnh tại các Clinic đối tác (như tình trạng sức khỏe, thông tin bệnh án) luôn được kiểm soát tiếp cận chặt chẽ, bảo đảm tuyệt đối không chia sẻ cho bên thứ ba không liên quan khi chưa được sự đồng ý bằng văn bản/thao tác điện tử riêng biệt của chủ thể dữ liệu (người dùng).

 

CHƯƠNG IV: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 6. Hiệu lực thi hành

1. Quy định giao kết và lưu giữ hợp đồng điện tử này chính thức có hiệu lực kể từ ngày Ban Giám đốc Công ty Cổ phần Giải pháp Mềm Long Vân phê duyệt ban hành và công bố công khai trên website LONGVAN.VN.
2. Việc thành viên đăng ký tài khoản, thiết lập gian hàng hoặc tiến hành xác nhận đặt đơn hàng, đặt lịch hẹn dịch vụ và đặt vé trên LONGVAN.VN đồng nghĩa với việc xác nhận đã tự nguyện chấp thuận và cam kết tuân thủ toàn bộ các nội dung của Quy định này.
3. LONGVAN.VN giữ quyền sửa đổi, bổ sung nội dung Quy định này vào bất kỳ thời điểm nào để phù hợp với tình hình vận hành thực tế của nền tảng hoặc sự thay đổi của quy định pháp luật. Nội dung sửa đổi sẽ được công bố công khai trực tiếp trên website trước khi chính thức áp dụng.